Poniedziałek, styczeń. Dzwoni para młoda: „Przesuwamy wesele na 2028. Zaliczka do nas wraca, prawda?”. Obiekt odmówił w tym terminie dwóm innym parom, a kuchnia ma już podpisane ceny z dostawcą. W umowie jest jedno zdanie o wpłacie i żadnego o rezygnacji.
Listopad i grudzień to moment, w którym wiele obiektów podpisuje umowy na eventy i wesela 2027. To dobry czas, żeby raz przejrzeć wzór umowy, zanim zostanie podpisany kilkadziesiąt razy. Poniżej 10 punktów, które warto sprawdzić. Nie każdy obiekt potrzebuje wszystkich, ale każdy z nich wraca w sporach z klientami.
10 punktów do sprawdzenia w umowie
1. Kto jest stroną umowy i kto ją podpisuje
Firma zamawiająca wigilię to co innego niż pracownik, który ją organizuje. Warto wpisać pełne dane podmiotu (nazwa, NIP, adres) i sprawdzić, czy osoba podpisująca może zaciągać zobowiązania w jego imieniu. Przy weselach stroną jest zwykle osoba prywatna, czyli konsument, i to zmienia zasady gry (patrz punkt 10).
2. Dokładny zakres usługi
Sale, godziny (także godzina zakończenia i koszt każdej kolejnej godziny), menu lub zasady jego wyboru, napoje, nocleg, parking, dekoracje. Wszystko, czego nie ma w umowie, będzie przedmiotem negocjacji w dniu wydarzenia, a wtedy pozycja obiektu jest najsłabsza.
3. Liczba gości i termin ostatecznego potwierdzenia
Minimalna gwarantowana liczba osób, za którą klient płaci niezależnie od frekwencji, oraz data (np. 7 lub 14 dni przed wydarzeniem), po której liczba może wzrosnąć, ale nie spaść. To także data, do której kuchnia może bezpiecznie zamawiać towar.
4. Cena na 2027 i mechanizm jej zmiany
Umowa podpisana dziś na wrzesień 2027 będzie wykonywana przy innych kosztach. Jeśli obiekt chce mieć możliwość zmiany ceny, potrzebny jest jasny mechanizm: od czego zależy zmiana (np. wskaźnik GUS), o ile najwyżej, kiedy klient się o niej dowiaduje i czy może wtedy zrezygnować bez kosztów. Ogólne „cena może ulec zmianie” najpewniej nie zadziała, zwłaszcza wobec konsumenta.
5. Zadatek, a nie tylko zaliczka
To dwa różne pojęcia. Zaliczka co do zasady wraca do klienta, jeśli umowa nie zostanie wykonana. Zadatek przy rezygnacji klienta obiekt może zatrzymać. Liczy się nazwa i treść zapisu, a nie to, jak wpłatę nazywa się na recepcji. Zadatek wpłaca się przy podpisaniu umowy. Kolejną wpłatę w ustalonym terminie lepiej nazwać przedpłatą i w punkcie o rezygnacji opisać, co się z nią dzieje. Jedno zastrzeżenie: jeśli wydarzenie nie dojdzie do skutku z przyczyn, za które nikt nie odpowiada, zadatek co do zasady wraca (patrz punkt 7).
6. Rezygnacja klienta: terminy i koszty
Kiedy klient może zrezygnować i ile go to kosztuje? Czytelny harmonogram (np. do 6 miesięcy przed – utrata zadatku; do 1 miesiąca – określony procent ceny; później – pełna kwota za minimalną liczbę gości) ogranicza spór do minimum. Ten sam harmonogram warto odnieść do przesunięcia terminu, bo o to właśnie dzwoni para młoda z początku artykułu: czy zmiana daty to rezygnacja, bezpłatna zmiana, czy coś pomiędzy, i do kiedy. Ważne: kara umowna nie może zabezpieczać zapłaty pieniędzy. Opłatę za rezygnację lepiej skonstruować jako odstępne przy umownym prawie odstąpienia. Wobec konsumentów kwoty powinny mieć oparcie w realnych kosztach obiektu, bo rażąco wygórowane odstępne może zostać uznane za niedozwolone.
7. Odwołanie z przyczyn niezależnych od stron
Awaria zasilania w całej okolicy, nagłe zdarzenie losowe, decyzja administracyjna. Umowa powinna mówić, co się dzieje z wpłatami i czy przewidziano termin zastępczy. Rok 2020 pokazał, że brak takiego zapisu kończy się sporem nawet z życzliwym klientem, a zadatek co do zasady trzeba wtedy zwrócić.
8. Szkody i regulamin obiektu
Klient odpowiada za szkody wyrządzone przez swoich gości? Warto to zapisać wprost, razem z zasadami kaucji, jeśli ją Państwo pobierają. Regulamin obiektu na pewno wiąże klienta wtedy, gdy został mu doręczony przed zawarciem umowy, najlepiej jako załącznik podpisany razem z nią.
9. Podwykonawcy klienta i zmiany w ostatniej chwili
DJ, florysta, fotograf, firma z fajerwerkami. Kto ich wpuszcza, o której, kto odpowiada za ich szkody i czy muszą mieć ubezpieczenie OC. Do tego jedna droga zgłaszania zmian: wskazana osoba po stronie klienta i e-mail na wskazany adres. Jeśli umowa zastrzega, że zmiany wymagają e-maila pod rygorem nieważności, telefon na recepcję jej nie zmieni. Bez tego dopisku ustalenie przez telefon może okazać się wiążące.
10. Konsument czy firma: ten sam wzór, inne skutki
Wesele zamawia konsument, a wigilię firmową przedsiębiorca. Zapisy, które działają wobec firmy, wobec pary młodej mogą nie wiązać, jeśli zostaną uznane za niedozwolone. Dotyczy to też jednoosobowych firm, które zamawiają usługę niezwiązaną z ich zawodową działalnością. Dlatego warto mieć dwa wzory umowy albo przynajmniej sprawdzić jeden pod kątem konsumenta.
Checklista do wydruku
- ✓ Pełne dane klienta i osoba upoważniona do podpisu
- ✓ Zakres: sale, godziny, menu, usługi dodatkowe, koszt nadgodzin
- ✓ Minimalna gwarantowana liczba gości
- ✓ Termin ostatecznego potwierdzenia liczby gości
- ✓ Mechanizm zmiany ceny na 2027 (albo cena stała)
- ✓ Zadatek wyraźnie nazwany zadatkiem
- ✓ Harmonogram kosztów rezygnacji i przesunięcia terminu
- ✓ Co się dzieje przy odwołaniu z przyczyn niezależnych
- ✓ Odpowiedzialność za szkody gości, kaucja, regulamin jako załącznik
- ✓ Zasady dla podwykonawców klienta i jedna droga zgłaszania zmian
- ✓ Osobny wzór lub przegląd zapisów pod kątem konsumenta
Na koniec
Przejrzenie wzoru umowy raz, przed sezonem, zajmuje mniej czasu niż jeden spór z klientem, którego chcą Państwo gościć ponownie. Checklista nie zastąpi oceny konkretnego wzoru, bo dużo zależy od rodzaju obiektu i klientów, ale pokazuje, gdzie najczęściej pojawiają się luki. Jeśli chcą Państwo, żebym przed sezonem spojrzał na Państwa wzór, proszę o wiadomość.
A jak to wygląda u Państwa: jeden wzór umowy na wszystkie wydarzenia czy osobne dla firm i dla par młodych?
Skontaktuj się z kancelarią lub zadzwoń: 573 130 315.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.
Zobacz też: Umowa na wigilię firmową – 4 rzeczy do sprawdzenia oraz to, jak kancelaria pomaga w obszarze Umowy.