Piątek w grudniu, 15:00. Za 4 godziny wigilia na 120 osób. Klient dzwoni: „Będzie nas 85. Rozliczamy się za 85, prawda?” Kuchnia zamówiła towar na 120 osób, a w umowie jest jedno zdanie: „liczba gości: ok. 120”. Kto pokryje różnicę?
4 kwestie do sprawdzenia przed podpisaniem umowy
1. Minimalna gwarantowana liczba gości
To kwota, którą klient zobowiązuje się zapłacić, nawet jeśli pojawi się mniej osób. Samo „ok. 120” każda ze stron może odczytać inaczej.
W praktyce: konkretna liczba osób lub kwota, zapisana w umowie wprost.
2. Termin ostatecznego potwierdzenia
Na przykład 7 dni przed wydarzeniem. Po tej dacie liczba gości może wzrosnąć, ale nie może już się zmniejszyć.
W praktyce: to także data, do której kuchnia może bezpiecznie zamawiać towar.
3. Sposób zgłaszania zmian
Osoba upoważniona po stronie klienta i oficjalna droga kontaktu, np. e-mail na wskazany adres.
W praktyce: telefoniczne zgłoszenie na recepcji nie stanowi zmiany umowy.
4. Zadatek a zaliczka
To dwa różne pojęcia prawne. Od wyboru zależy, jakie środki zachowają Państwo, gdy klient odwoła imprezę lub znacznie zmniejszy liczbę gości.
W praktyce: proszę sprawdzić, jak ta wpłata jest nazwana w Państwa wzorze umowy.
Moim zdaniem: absolutne minimum to zadatek wyraźnie określony w umowie
W razie nagłej rezygnacji klienta pozwoli pokryć już poniesione koszty podstawowe. 15 minut w listopadzie nad wzorem umowy to mniej niż grudniowy spór z klientem, którego chcą Państwo gościć również za rok.
Checklista na listopad: przed podpisaniem umowy na wigilię firmową
- ✓ Minimalna gwarantowana liczba gości
- ✓ Termin ostatecznego potwierdzenia
- ✓ Kto i jak zgłasza zmiany
- ✓ Zadatek, nie tylko zaliczka
Chcesz, żebyśmy sprawdzili Państwa wzór umowy na imprezy firmowe? Skontaktuj się z kancelarią lub zadzwoń: 573 130 315.
Zobacz też, jak kancelaria pomaga w tym obszarze: Umowy.